Перед любым собственником или руководителем небольшой, но быстрорастущей компании, рано или поздно встает вопрос о создании эффективной системы финансового учета. Это происходит, когда данные бухгалтерского учета уже не дают полной информации, необходимой для грамотного принятия решений управленцем.

Безусловно, в этой ситуации уже не обойтись без финансиста, но какие функции возложить на будущего топ-менеджера?

Иногда владельцу бизнеса очень сложно сформулировать перечень задач, которые должен выполнять финансист. Таким образом, перед руководителем встает проблема поиска грамотного специалиста в сфере финансов, имеющего управленческий опыт. Но на рынке таких людей очень мало. Даже если находятся соискатели, то, не имея возможности получить конкретную информацию о своих будущих функциях, в большинстве случаев отказываются от работы.

Единственный выход из создавшейся ситуации – рассмотреть вариант привлечения молодого и амбициозного специалиста, нацеленного на получение опыта.

Какие задачи необходимо поставить перед новичком-финансистом, чтобы внедрить систему финансового учета в компании?

1. Обеспечить эффективное взаимодействие с руководителем и главным бухгалтером компании.

Необходимо понимать, что небольшие компании, в большинстве случаев, довольствуются показателями бухгалтерского учета и весьма общим представлением о финансовых результатах деятельности. Как правило, тандем «руководитель – главный бухгалтер» силен, и в первое время к новому финансисту будет придирчивое отношение, а о стремлении к взаимодействию говорить вообще не приходится.

Специалисту по финансам необходимо понять, какую информацию собственник хочет получать о бизнесе. Можно предположить, что он желает видеть данные, содержащиеся в общеизвестных управленческих отчетах – отчете о финансовых результатах, о движении денежных средств , а также об изменении финансового состояния. Поэтому необходимо определиться, в разрезе каких доходных и расходных статей, видов деятельности, структурных подразделений будет проводиться детализация финансовой отчетности.

На этом этапе финансист получает возможность вникнуть в специфику бизнеса, и, соответственно, принимает решение, каким способом группировать затраты и калькулировать себестоимость, чтобы наиболее эффективно предоставлять отчетность.

2. Определиться с финансовой структурой предприятия.

На данном этапе необходимо определить, какие подразделения приносят выручку, обеспечивают необходимые для извлечения дохода ресурсы, а на какие возложены вспомогательные и управленческие функции. Это непростая задача, в первую очередь потому, что, скорее всего, в компании еще не существует готовых схем бизнес-процессов, либо эти схемы еще не внедрены. А это означает, что функции, выполняемые подразделениями, переплетены, дублируют друг друга. Впоследствии, когда будет внедрена система управленческого учета, функции у каждого подразделения станут более четкими, что благоприятно скажется на оперативном учете.

Определившись с финансовой структурой предприятия, необходимо оценить, какие доходы и затраты – постоянные, а какие – разовые.

Первые шаги сделаны. Результаты, скорее всего, удивят собственника, когда он сможет увидеть, сколько средств и на что расходуется сотрудниками предприятия ежемесячно и за год. Как результат, владельцу бизнеса захочется оценить обоснованность почти всех статей расходов, а также получить информацию в разрезе всех статей дохода – насколько полученный результат соответствует затраченным ресурсам. Проведенный аудит, скорее всего, вскроет ряд проблем, и возникнет необходимость какие-то расходы лимитировать, какие-то полностью исключить из бюджета. Таким образом, собственник бизнеса сам будет заинтересован во внедрении системы оперативного планирования бюджета.

3. Разработать бюджетную политику.

В небольшой компании бессмысленно выстраивать сложную структуру бюджета. Во-первых, из-за того, что количество административно-управленческих сотрудников ограниченно, каждый сотрудник загружен, выполняя не только свои основные функции, но и дополнительные. Именно поэтому, задействовав административный персонал в процессе бюджетирования, нужно стремиться к тому, чтобы участникам процесса все было предельно понятно. Добиться чтобы оперативное планирование занимало как можно меньше времени и усилий, и одновременно предоставлялась информация для управления.

На перспективу, преодолев барьер, разделяющий средний и малый бизнес, бюджетную политику можно пересмотреть, а на начальном этапе достаточно внедрить систему бюджетирования по подразделениям.

Определившись с перечнем статей, за которые будет отвечать каждое структурное звено фирмы, необходимо возложить на руководителей подразделений ответственность за планирование доходов или расходов на предстоящий бюджетный период, а также за фактическое выполнение утвержденного плана.

4. Закрепить положения бюджетной политики документально.

Ответственность распределена, но этого недостаточно, чтобы руководители подразделений стали четко укладываться в бюджет. Бюджетный процесс должен быть расписан, регламентирован. Необходимо составить правила для сотрудников, вовлеченных в процесс финансового планирования. От того, насколько внедряемая система финансового учета будет понятна и удобна для исполнения, зависит жизнеспособность всей системы управленческого учета. Именно руководители подразделений становятся активными создателями и исполнителями бюджетной политики. Финансист в этом процессе служит своего рода наставником и контролером.

В регламентах необходимо дать термины и определения, чтобы у исполнителей бюджета не было неясностей или своих толкований, утвердить справочники центров финансовой ответственности, классификатор статей и т.д.

5. Максимально автоматизировать управленческий учет.

В первое время внедрить автоматизированный управленческий учет будет весьма проблематично, поскольку небольшому бизнесу часто не хватает хорошего программного обеспечения для выполнения поставленных задач. На начальном этапе, пока объем данных не настолько велик, задачи управленческого учета можно решать в Excel. Здесь не нужно быть программистом, чтобы создать несложные и наглядные формы для ввода информации, для обобщения и получения отчетных данных. С ростом компании свободный денежный поток увеличится, что позволит использовать более серьезные программные продукты, которые будут экономить массу времени.

Нюансов по созданию и внедрению системы финансового учета и бюджетирования огромное количество, но именно шаги, описанные выше, являются ключевыми. Успехов!

 

Поделиться заметкой в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс